Особенности аудита управления электронной документацией

Октябрь 02, 2018 Нет комментариев

Планируя получить сертификат ISO 9001:2008, организация должна осознавать, что работу над совершенствованием системы менеджмента для повышения её эффективности необходимо вести не только при подготовке к сертификации, но и после этой процедуры, то есть постоянно. Проверку этой эффективности периодически будут проводить аудиторы. В этой статье мы обратимся к специфике аудирования управления электронной документацией и что нужно, чтобы получить сертификат соответствия требованиям iso 9001.

Для обеспечения адекватного анализа, оценки и публикации, а также последующего распределения документации СМ компаниям необходимо использовать подходящие и результативные методы в рамках электронной среды. Желательно, чтобы эти методы гармонизировались с методами разработки электронных документов. Стоит заметить, что чаще всего меры по управлению документами также могут являться стандартными характеристиками прикладных задач программного обеспечения, применяемых для их создания. Так что аудиторы вполне могут понимать такие специфические элементы управления в той степени, в каковой они используются в качестве основы соответствия рассматриваемому стандарту на СМ.

В современных условиях, для которых характерна простота модификации, актуализации, переформатирования и остальных методов совершенствования документов в рамках СМ с использованием электронных средств особое внимание аудиторам следует уделять таким значимым элементам управления, как идентификация и статус пересмотра документа.

Ввиду того что электронная среда во многом способствует высокому уровню модификации документов, аудиторам нужно проверить, принимаются ли во внимание в процедурах и методиках по управлению документами компании меры управления, используемые для менеджмента устаревших документов.

Кроме того, нужно проверить наличие документации EBMS, обеспечивающей ориентацию для пользователя касательно управляющих и функциональных аспектов, имеющих отношение к электронным документам. Аудиторы должны понимать процедуры и методики компании в отношении привилегий пользователя, так как они становятся важными факторами в деле правильной реализации процессов компании.

Внешняя электронная связь с потребителями, поставщиками и остальными заинтересованными сторонами также может включать обмен документацией. Если подобные внешние документы содержат ключевые параметры, которые определяют функционирование процессов компании, аудиторам необходимо проверить, как данные документы включаются в систему менеджмента с электронными носителями и как осуществляется управление.

Также нелишним будет получение сертификата соответствия требованиям iso 14001, что повысит ваше конкурентное преимущество на рынке.