Хранение документов: в офисе или сторонней компании?

Октябрь 08, 2018 Нет комментариев

Рано или поздно в деятельности любой организации наступает момент, когда бумажной документации становится слишком много. Количество документов растет с каждым днем, и назревает необходимость создания простой и понятной системы хранения бумаг, которая позволяла бы с легкостью архивировать неиспользуемые документы, находить и извлекать нужные. И здесь перед руководством организации встает вопрос: делать это своими силами или прибегнуть к помощи специализированных организаций, которые занимаются архивным хранением, например, заказать архивное хранение документов на www.archiv.ru? У каждого из этих способов есть свои плюсы и минусы, о которых мы сегодня и поговорим.

Хранение документов в компании

Самая главная трудность, сопряженная с хранением документов в офисе компании – это необходимость принять на работу сотрудника, который полностью занимался бы работой с бумагами (архивариуса) и постоянно платить ему, либо обучить правильному ведению документооборота всех сотрудников, что добавит им работы и отвлечет от выполнения основных задач. Кроме того, под документацию необходимо будет выделить специальное помещение, приобрести необходимое оборудование для хранения (стеллажи, короба), создать систему каталогизации для быстрого поиска нужных документов. Все это требует времени и сил.

Преимущества же хранения документов в офисе состоят в том, что все ваши бумаги находятся в непосредственном доступе, вы можете в любой момент получить любую из них. Кроме того, некоторые руководители могут переживать за сохранение коммерческой тайны (хотя архивные компании, в свою очередь, гарантируют полную конфиденциальность).

Хранение документов в сторонней организации

Внеофисное хранение документов также имеет ряд преимуществ. Во-первых, высвобождаются площади, которые ранее были заняты документацией: теперь вы можете свободно использовать эти помещения для других нужд. Во-вторых, нет необходимости отвлекать от работы сотрудников или искать архивариуса: все виды работ возьмут на себя сотрудники архивной компании. Более того, они могут в короткие сроки разобрать архив бумаг, даже существующий в виде россыпи, создать удобную систему хранения и работы с документами. Условия хранения в этом случае соответствуют международным стандартам, чего не всегда можно добиться в обычном офисе.

Недостаток этого метода хранения в том, что ваши бумаги находятся далеко от места расположения компании, и чтобы получить какой-либо документ, придется определенное время подождать.

Таким образом, оба способа имеют свои плюсы и минусы, и выбирать подходящий стоит не сразу, а взвесив все «за» и «против».

Комментарии